高額な商品や、複雑なサービスなどを提供する場合、アットホームな手書き風のニュースレターは、良い効果をもたらします。
ただ、だからと言って、闇雲に何でも手書きにすれば良いというわけではありません。
たとえば、ビジネスにおいて必須の書類である、見積書や請求書の場合はどうでしょうか？
おそらく、手書きの見積書や手書きの請求書の場合は、今一つ信頼感を得られないはずです。
なぜなら見積書や請求書などは、正式な書類として認識されているため、パソコンできちんと印刷されていることが一つの信頼の証ともなっているからです。
また、手書きの見積書や請求書の場合には、計算ミスや誤字脱字などが発生する可能性が高くなりますし、整っていない「字」はプロフェッショナルとしての印象を損ねやすくなります。
そもそも、ニュースレターは、「正式な書類」ではありません。
だからこそ、ニュースレターだけを手書き風にすることに意味があるのです。
※ニュースレターの存在が際立ち、心惹かれる要因になります。
そこで今回は、一旦、ニュースレターから離れ、正式な書類である見積書や請求書についてもお話ししようと思います。
もし、いまだ手書きの見積書や請求書を書いている方は、ぜひ、ご一読くだされば幸いです。
ニュースレターの前に正式な書類としての見積書や請求書を作成しよう
私が長くいた業界では、一人親方（いわゆる職人さん）は、ほぼほぼ、手書きの見積書や請求書を発行されていました。
確かに、元請けに提出するのであれば、それでも問題はありません。
が、もし、
「ずっと下請けのままではイヤだ！」
「いずれは、直接、お客様と取引をしたい！」
と思われるのであれば、まずは、正式な書類としての見積書や請求書のテンプレートを準備するところから始めましょう。
ニュースレターに取り掛かるのは、その後のステップになります。
人は見た目が９割
今も昔も、人は見た目で判断します。
せっかく、技術も経験も持っているにも関わらず、最初に出す見積書などの正式な書類が「手書き」というだけで、お客様は「ここで大丈夫かな？」という不安を覚えるのです。
なぜ？手書きの見積書や請求書は不安になるのか？
手書きの数字は個人差が大きく、文字が少し不明瞭だったり、形が崩れたりすることがあります。
実際、７と書いたつもりが、１に見えたり、０が９に見えたりすることもあります。
こうした、手書きが持つ「あいまいなイメージ」が見積書や請求書全体のイメージにも影響を及ぼし、本当に正しい金額なのだろうか？といぶかる原因となってしまいます。
さらに、今まで、手書きの見積書や請求書でも問題が起きなかったお客様であっても、前述の１と７、０と９のように貴社が考えていたのと違う金額でお客様が思い込まれていた場合、必ずトラブルになることは明白です。
もし、パソコンで作成した見積書や請求書を使っていたなら起きなかったであろうトラブルを未然に防ぐという意味でも、正式な書類における「手書き」は、ぜひ卒業されるべきだと思います。
下の画像をご覧ください。
これは、宅配便の不在表に書かれていた数字ですが、3905-4223を、3995-4223と読み間違えてしまいました。
不在表なので、トラブルにはなりませんでしたが、手書き文字の危うさがご理解いただけたのではないでしょうか？
パソコンで見積書や請求書を作成するには？
パソコンで見積書や請求書を作成するためには、３つの方法があります。
- パソコン教室などに通う
- 無料のテンプレートを使う
- 自社に合ったテンプレートを作成してもらう
それぞれのメリット・デメリットを詳しく見ていきます。
パソコン教室などに通う
将来のため、ご自身あるいはスタッフがパソコン教室などに通えば、見積書や請求書はもちろん、文書なども自由に作成することができるようになります。
ただし、一般的なパソコン教室の場合、パソコンの基礎→Word→Excelと進むケースが多いため、見積書や請求書を作成できるようになるまで、結構、時間がかかります。
金額も月額7000円～10000円（月４回）というパソコンスクールがほとんどなので、時間と費用に余裕がある方向けです。
無料のテンプレートを使う
インターネット上には、無料で見積書や請求書のテンプレートをダウンロードできるサイトもあります。
たとえば「請求管理ロボ」というサイトは登録無料でテンプレートを使うことができます。
ただ、ダウンロードはできても、Excelですんなり開けないことがありますし、
そもそも、Excelの基本の使い方が理解できていないと、使いこなせないというデメリットがあります。
自社に合ったテンプレートを作成してもらう
前述した「請求管理ロボ」のテンプレート（請求書）ですが、参考のため掲載しておきます。
もし、これぐらいで十分であれば、ダウンロードして使っても良いかもしれませんが（自己責任）、もっと違う項目を入れたい！形式を変えたい！という場合には、自社にピッタリ合ったテンプレートを作成してもらうのが良いかと思います。
請求書の場合は、業種によって大きな差はあまりないと思いますが、見積書に関しては、業種によっても大きく変わってきますので、見積書のテンプレートを最優先に考えるのが良いでしょう。
※見積書と請求書は、同じようなデザインが望ましいため。
なお、当サイトでも、オリジナルな見積書や請求書はもちろん、文書に関しても、それぞれのご希望、ご要望に応じたテンプレートを作成いたしますので、ご希望の場合は一度、ご相談ください。
何より、この土台がなければ、アットホームな手書き風のニュースレターも生きてきませんので、できるだけ安価にご提供し、WordやExcelの使い方にご不安がある場合には、zoomの画面共有などを使い、対応させて頂きます。
サービス概要はこちらをご覧ください。
お問い合わせはこちらからお願いします。
正式な書類の見積書や請求書とニュースレターのバランスのまとめ
多くの「ニュースレター代行サービス」では、自社のニュースレターがどれだけすばらしいか？という点を強調しており、基本の「き」の部分に誰も触れていないことに、ふと気づきました。
それはおそらく、「見積書や請求書をパソコンで作成するのは当たり前である。」という先入観に基づくものだったと、私自身も反省しています。
やはり、いろんな方と出会うこと、たとえ遊びであっても新しい経験をすることで気づくことは多いな、と感じています。
今回の記事をまとめるならば、ニュースレターが舞台上の花形だとするならば、正確さや信頼性を感じさせる見積書や請求書は地味でも非常に大切な脇役だということです。
この主役と脇役が、うまくかみ合ってこそ、舞台が大成功をおさめるように、どの紙媒体も大事な会社の顔でありブランドなのですね。